Tyhmä opettaa

Kuvan kirjasarja on paras. Teokset on osoitettu ”for dummies” eli lahopäisille. Jäsentelyssä arvostan erikoisesti tikkataulun kuvaa – fiksu idea – ja pommin kuvaa – tätä jumalauta älä tee.

Excel on tunnetusti jonkun perverssin sadistin suunnittelema. Tiedän tiedän – taulukkolaskenta toi pienkoneet toimistoihin ja tekstinkäsittely tuli vasta perässä. Kuitenkin sekä Excel että sen kilpailijat ovat täynnä ikäviä yllätyksiä ja tajunnan puurouttavia omituisuuksia.

Nythän on niin, että olen pitänyt jotain viisitoista vuotta kassakirjaa. Kohdittain se on suorastaan kirjanpitolain mukainen. Välillä tulee sellainen tunne, että olisi kiva tietää, mihin rahat ovat menneet. Viimeksi luulin hävittäneeni oloissani melkoisen summan. Tiliotteista tutkimalla kävi ilmi, että olinkin ostanut auton.

Pankin tarjoama tiliotteiden taulukkolaskentamuoto ei sovi tavalliselle kuolevaiselle. Kelaan itse aina tiedot pdf:nä.

Nyt tulee tämän kirjoituksen asia. Paremmatkaan opaskirjat, edes Dummies-sarja, eivät opeta, miten keplotellaan eri ohjelmien välillä. En ole vielä tavannut Photoshop-opasta, jossa sanottaisiin, tee tämä Irfanview’lla (joka on hyvä ilmaisohjelma).

En selosta yksityiskohtaisesti, miten siirrän tiliotteet pdf-muodosta Exceliin. Kierrän näet ascii-editorin kautta.

Sen sijaan selostan, kun olen tavannut esimerkiksi ihmisraukkoja, jotka kirjoittavat kokouskutsut ja pöytäkirjat Excelillä, koska eivät ole kuulleet Wordista, ja saattavat kysyä, että saisikohan tuosta tulosteesta nuo sarakkeet pois, miten ammattilaisen ohjelmaa voi petkuttaa.

Kokeilin eilen tunnin tiliotteen rivin (solun) tietojen siirtelemistä. Aikani muisteltuani sain päähäni Excelin funktion nimen, ”concatenate”. Ei muuten ole yksinkertainen, eikä Helppikään auta, koska suomalainen asettelu (piste on tuhannen merkki eikä desimaalipilkku), vaikuttaa funktioihin jollain tavalla, jota en viitsi selvittää.

Tehtävä: Excelin solussa on merkkijono 14.1.10 -17,50. Kun edellinen on päivämäärä ja jälkimmäinen rahasumma, ne haluttaisiin eri soluihin. Tämän ohjelma osaa tietenkin tehdä, monimutkaisesti.

Helppo keino: kopioi tuo (Control-C) ja peistaa eli liitä esimerkiksi Notepadiin, ellet ole ymmärtänyt hankkia ilmaista ascii-editoria (UltraEdit, NotePro). Lisää käsin sarkain- eli tabulaattori tuohon viivan edelle. Tabulaattori on näppäimistön vasemmassa reunassa oleva nuoli, jonka päässä on viiva. Kopioi tämä ja liitä takaisin Exceliin. Menee kahteen eri soluun. Presto! Kiitoksia, tohtori Kemppinen.

Toinen kikka. Wordin syvästi omalaatuinen tapa harrastaa kappaleen sisennystä tai liittää turhia pallukoita siihen mihin haluaisi viivan käy hermoille. Asialle ei luultavasti mahda mitään.

Ellei Sinulla ole itselläsi sopivaa tekstiä, etsi joku muualta saatu, sopiva teksti, jossa kappaleiden sisennys ja riviväli ovat oikein. Maalaa siitä hiirellä pätkä, vaikka puoli sivua. Klikkaa pensselin kuvaa ”Format Painter” (Home, clipboard.) Mene takaisin omaan tekstiisi ja vedä harmillisen kohdan yli hiirellä, nappula pohjassa. Olet siirtänyt haluamasi muotoilun toisesta tekstistä. Samalla siirtyy kirjain, riviväli ja muuta.

Tällä keinolla olen korjannut minuutissa satasivuisen käsikirjoituksen, jossa sisennys on tyypillisesti tehty joskus sarkaimella eli tabulaattorilla, ja välillä ikään kuin vaihteen vuoksi lyömällä välilyöntejä. Lopputulos on ennen pitkää mielenkiintoisen näköinen. Riittää kun hakee oikein tehdyn kohdan ja vetää sitten tuolla sudilla, format painterilla, koko lopputekstin yli.

Tämä on nopea keino muuttaa ikävästi keskitetty eli keskelle sivua asettuva otsikko alkamaan rivin alusta, etuilematta. Näin. Tyylejä ja templeiteja kannattaa varoa. Niistä tulee helposti paljon murhetta. Eikö fonttia saa koskaan vaihtaa kesken tekstin. Olen, meinaan, sitäkin kokeillut.